Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej xylaroisle.com, w tym osób przeglądających ofertę, składających zamówienia oraz kontaktujących się z nami.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), a także z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i handlu elektronicznego.

Dokładamy starań, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z prawem, w sposób przejrzysty, bezpieczny i adekwatny do określonego celu.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony xylaroisle.com, składaniem zamówień oraz kontaktem z nami jest:

Xylaroisle
Adres: Prefektura Ōita, miasto Ōita, Shimogōri 1567-12, 870-0951, Japan
E-mail: info@xylaroisle.com
Telefon: +81 97-634-1952
Godziny obsługi: poniedziałek–piątek, 09:00–18:00

3. Jakie dane przetwarzamy

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze strony oraz charakteru kontaktu lub zamówienia.

Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• adres dostawy;
• informacje dotyczące zamówienia;
• informacje przekazane w ramach kontaktu z obsługą klienta;
• informacje techniczne dotyczące korzystania ze strony;
• informacje związane z bezpieczeństwem i prawidłowym działaniem serwisu;
• inne dane przekazane dobrowolnie przez użytkownika.

Zakres danych ograniczamy do informacji niezbędnych do realizacji określonego celu.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

Realizacja zamówienia

Dane są przetwarzane w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, przygotowania dostawy, obsługi płatności, kontaktu dotyczącego zamówienia oraz realizacji zwrotów i refundacji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

Wypełnienie obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązków związanych z dokumentacją sprzedaży, rachunkowością lub obowiązkami podatkowymi.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Obsługa zapytań i kontakt z klientem

Dane przekazane podczas kontaktu mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi zgłoszenia oraz prowadzenia komunikacji związanej z zamówieniem lub usługami.

W zależności od charakteru kontaktu podstawą prawną może być wykonanie umowy, podjęcie działań na żądanie użytkownika przed jej zawarciem lub prawnie uzasadniony interes administratora.

Bezpieczeństwo i ochrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, zapobiegania nadużyciom, ochrony systemów oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora.

Zgoda użytkownika

Jeżeli przepisy wymagają uzyskania zgody na określony sposób przetwarzania danych, dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Udzielona zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Cookies i podobne technologie

Strona może korzystać z plików Cookies oraz podobnych technologii.

Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności do:

• prawidłowego działania strony;
• zapamiętywania ustawień użytkownika;
• zapewnienia bezpieczeństwa;
• poprawy funkcjonalności serwisu;
• analizy korzystania ze strony;
• optymalizacji działania serwisu.

Cookies niezbędne do prawidłowego działania strony mogą być wykorzystywane bez odrębnej zgody, jeżeli jest to dozwolone przez obowiązujące przepisy.

W przypadku Cookies lub podobnych technologii, które wymagają zgody użytkownika, odpowiednia zgoda jest uzyskiwana przed ich wykorzystaniem.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami Cookies za pomocą dostępnego mechanizmu zarządzania zgodami oraz ustawień swojej przeglądarki.

Ograniczenie lub wyłączenie niektórych Cookies może wpłynąć na funkcjonowanie wybranych elementów strony.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu sklepu i realizacji zamówień, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania określonych czynności.

Mogą to być w szczególności podmioty świadczące usługi związane z:

• dostawą zamówień;
• obsługą płatności;
• utrzymaniem i obsługą strony internetowej;
• wsparciem technicznym;
• bezpieczeństwem systemów;
• obsługą klienta;
• realizacją obowiązków prawnych.

Dane mogą być również udostępnione właściwym organom lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu powinny zapewniać odpowiednie środki ochrony danych zgodne z wymaganiami RODO.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli w związku z korzystaniem z usług lub realizacją zamówienia dane osobowe są przekazywane do państwa znajdującego się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, takie przekazanie odbywa się zgodnie z wymaganiami RODO.

W zależności od konkretnej sytuacji przekazanie danych może opierać się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo na odpowiednich zabezpieczeniach przewidzianych przez RODO.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.

W szczególności:

• dane związane z zamówieniem są przechowywane przez okres niezbędny do jego realizacji oraz obsługi związanych z nim obowiązków;
• dane, których przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa, są przechowywane przez okres wynikający z tych przepisów;
• dane związane z dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami mogą być przechowywane przez okres niezbędny do ich ustalenia, dochodzenia lub obrony;
• dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub przestają być wykorzystywane, jeżeli dalsze przechowywanie nie jest wymagane przez prawo.

9. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych osobowych może być dobrowolne, jednak w przypadku danych niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy ich niepodanie może uniemożliwić złożenie lub realizację zamówienia albo udzielenie odpowiedzi na zapytanie.

Jeżeli podanie danych jest wymagane przez przepisy prawa, brak ich podania może uniemożliwić wykonanie obowiązków ciążących na administratorze.

10. Prawa użytkownika

Na zasadach określonych w RODO użytkownik może mieć prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• otrzymania kopii danych;
• sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
• usunięcia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach;
• ograniczenia przetwarzania danych;
• przenoszenia danych, jeżeli prawo to ma zastosowanie;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych przez RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Skorzystanie z niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa.

11. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie w wyniku zautomatyzowanego przetwarzania, chyba że obowiązujące przepisy prawa przewidują taką możliwość i spełnione są wymagane warunki.

Jeżeli w konkretnym przypadku stosowane byłoby zautomatyzowane podejmowanie decyzji lub profilowanie wymagające dodatkowej informacji, użytkownik zostanie poinformowany zgodnie z obowiązującymi przepisami.

13. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:

• nieuprawnionym dostępem;
• utratą;
• zniszczeniem;
• zmianą;
• niewłaściwym wykorzystaniem;
• nieuprawnionym ujawnieniem.

Dostęp do danych jest ograniczany do zakresu niezbędnego do realizacji określonych celów.

14. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO oraz niniejszej Polityki prywatności można skontaktować się z nami:

Xylaroisle
Adres: Prefektura Ōita, miasto Ōita, Shimogōri 1567-12, 870-0951, Japan
E-mail: info@xylaroisle.com
Telefon: +81 97-634-1952
Godziny obsługi: poniedziałek–piątek, 09:00–18:00

Wnioski dotyczące praw wynikających z RODO rozpatrujemy w terminach określonych przez obowiązujące przepisy.

15. Postanowienia końcowe

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z RODO oraz obowiązującymi przepisami prawa.

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do danych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony xylaroisle.com, składaniem zamówień oraz kontaktem z Xylaroisle.

W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem danych wskazanych powyżej.